Digitale Steinzeit: Warum in vielen öffentlichen Einrichtungen E-Mail-Sicherheit vernachlässigt wird

Der Drucker rattert und spuckt Formulare aus, während neben dem Terminal die Aktenberge bis unter die Decke wachsen. Wir sind nicht im Jahr 1995, sondern im Jahr 2024 – und trotzdem herrscht in vielen öffentlichen Einrichtungen digitale Steinzeit.

Die Digitalisierung hat noch nicht in allen Lebensbereichen Einzug gehalten. In vielen Stadtverwaltungen und öffentlichen Einrichtungen sieht es nach wie vor aus, als wäre die Zeit stehen geblieben. Aktenberge stapeln sich, Schreibmaschinen stehen als Ersatz neben Eingabeterminals und digitale Prozesse sind oft nicht einmal in den Grundzügen vorhanden. Doch während mancherorts das digitale Zeitalter ignoriert wird, sind Cyberkriminelle wacher denn je zuvor. Gerade Verwaltungen geraten, auf Grund der unzureichend optimierten IT-Prozesse, zunehmend ins Visier von Angriffen. Zusätzlich fehlt es an ausreichenden Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Daten zu schützen.

Warum öffentliche Einrichtungen ein leichtes Ziel für Cyberangriffe sind

Cyberangriffe auf Stadtverwaltungen und öffentliche Einrichtungen nehmen stetig zu – und das hat seinen Grund. Viele dieser Organisationen verfügen über nur rudimentäre Sicherheitskonzepte oder gar keine. Hinzu kommt, dass häufig mit veralteten Technologien gearbeitet wird, die keinerlei Schutz vor modernen Angriffsmethoden bieten. Mancherorts kommen sogar noch Schreibmaschinen zum Einsatz.

Die Risiken sind enorm: Öffentliche Verwaltungen speichern hochsensible Daten wie Bürgerinformationen, Steuerunterlagen oder behördeninterne Dokumente. Diese Daten sind Gold wert für Cyberkriminelle. Kommt es zu einem erfolgreichen Angriff, kann das nicht nur die Verwaltung selbst lahmlegen, sondern auch weitreichende Folgen für die Bürger haben. Zahlungsabwicklungen, Anträge und behördliche Genehmigungen werden blockiert – und im schlimmsten Fall stehen ganze Kommunen vor einem organisatorischen Kollaps.

Was passiert, wenn eine Verwaltung ausfällt?

Ein Cyberangriff auf eine öffentliche Einrichtung, wie beispielsweise eine Polizeibehörde, hat weitreichende Folgen, die nicht unterschätzt werden dürfen. Die Auswirkungen können mehrere Wochen, in einigen Fällen sogar Monate anhalten:

1. Komplettausfall der Verwaltung: Essenzielle Dienste wie die Ausstellung von Pässen, Führerscheinen oder Steuerbescheiden kommen zum Erliegen. Bürger stehen vor verschlossenen Türen und finden keine Ansprechpartner.
2. Verlust sensibler Daten: Werden sensible Bürgerdaten gestohlen oder veröffentlicht, entstehen langfristige Schäden – nicht nur für die Betroffenen, sondern auch für das Vertrauen in die Verwaltung.
3. Finanzielle Verluste: Neben möglichen Lösegeldforderungen durch Ransomware-Angriffe entstehen Kosten für die Wiederherstellung von Systemen, die oft ein Vielfaches dessen betragen, was eine proaktive Sicherheitsmaßnahme gekostet hätte.
4. Imageschäden: Ein Cyberangriff kann das Vertrauen der Bürger in die öffentliche Verwaltung nachhaltig beschädigen, vor allem, wenn unzureichende Sicherheitsvorkehrungen bekannt werden.
5. Beeinträchtigung der öffentlichen Sicherheit: Ein Cyberangriff auf die Polizei oder andere Sicherheitsbehörden kann gravierende Folgen für die öffentliche Sicherheit haben. Beispielsweise könnten Einsatzleitstellen ausfallen, Notrufe nicht mehr bearbeitet werden oder Daten zu laufenden Ermittlungen manipuliert oder gelöscht werden. Dies gefährdet nicht nur akute Einsätze, sondern auch langfristige Strafverfolgungsmaßnahmen.
6. Rechtliche und politische Konsequenzen: Cyberangriffe auf Behörden können politische Krisen auslösen, wenn die betroffenen Institutionen als unzureichend geschützt wahrgenommen werden. Dies kann zu rechtlichen Konsequenzen für die Verantwortlichen und einem erhöhten Druck zur Verbesserung der Cybersicherheit führen.

Fax adé: Österreich verabschiedet sich von veralteter Kommunikation
Ab dem 1. Januar 2025 wird in Österreich die Faxkommunikation in öffentlichen Einrichtungen vollständig verboten. Dieser Schritt markiert das Ende einer Ära und zeigt die Dringlichkeit, ineffiziente und unsichere Technologien durch moderne und sichere Kommunikationslösungen zu ersetzen. Das Verbot unterstreicht, dass ein Umdenken in der öffentlichen Verwaltung nicht nur notwendig, sondern längst überfällig ist.

Der Weg zu mehr Sicherheit: Secure E-Mail-Gateway-Lösungen

Ein zentraler Baustein, um die Sicherheit in öffentlichen Einrichtungen zu verbessern, sind moderne Kommunikationslösungen wie Secure E-Mail-Gateways. Diese Systeme sorgen dafür, dass E-Mails – ein unverzichtbarer Kommunikationskanal – geschützt sind. Ihre Vorteile auf einen Blick:

• Schutz vor Phishing und Schadsoftware: E-Mail-Gateways filtern schädliche Anhänge und Links heraus, bevor sie die Systeme der Behörde erreichen.
• Verschlüsselung sensibler Daten: Vertrauliche Informationen können sicher übertragen werden, ohne dass sie von Unbefugten abgefangen werden.
• Nachvollziehbarkeit und Protokollierung: Jede versendete E-Mail wird protokolliert, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer welche Daten verschickt hat.

E-Mail-Verschlüsselung und sicherer Versand großer Dateien

Ein weiterer entscheidender Schritt in Richtung sicherer Digitalisierung ist die Implementierung von Lösungen für verschlüsselte E-Mails und den sicheren Versand großer Dateien. Gerade in öffentlichen Einrichtungen werden häufig sensible Informationen wie persönliche Daten, vertrauliche Anträge oder Dokumente übermittelt. Doch wie kann diese Kommunikation geschützt werden, wenn Bürger selbst keine Verschlüsselungstechnologien nutzen?

Mit automatisierter Spontanverschlüsselung laufen Verschlüsselungsprozesse vollständig im Hintergrund ab. Bürger können ihre Eingaben über sichere E-Mail Kanäle versenden, ohne zusätzliche Software oder technische Kenntnisse zu benötigen. Die Verschlüsselung wird auf Seiten der Verwaltung automatisch aktiviert und sorgt dafür, dass die Kommunikation sicher bleibt.

Zusätzlich ermöglichen moderne E-Mail-Sicherheitslösungen den sicheren Versand großer Dateien. Wichtige Dokumente wie Baupläne, Gutachten oder Genehmigungen, die oft zu groß für normale E-Mail-Postfächer sind, können über geschützte Kanäle direkt übertragen werden. Damit wird nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Effizienz der Kommunikation erheblich gesteigert.

Secure E-Mail-Gateways sind zudem einfach in bestehende Systeme zu integrieren und bieten eine skalierbare Lösung für Behörden jeder Größe.

Hin zum sicheren digitalen Wandel

Die Digitalisierung öffentlicher Einrichtungen kann nicht länger hinausgezögert werden. Moderne Sicherheitslösungen wie Secure E-Mail-Gateways sind kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Jede Verzögerung erhöht das Risiko, Ziel eines Cyberangriffs zu werden – mit gravierenden Folgen für Verwaltung und Bürger.

Es ist höchste Zeit, die digitale Steinzeit hinter sich zu lassen. Behörden, die jetzt in moderne Sicherheitslösungen investieren, profitieren nicht nur von einer effizienteren Arbeitsweise, sondern schützen auch das Vertrauen ihrer Bürger.