DSGVO-konformer Austausch sensibler Informationen

Noch immer existieren Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Organisationen, die das Fax für die Übertragung von sensiblen Dokumenten wie Auftragsbestätigungen, Verträgen oder anderen wichtigen Papieren an Kunden und Partner nutzen. Das Thema Datensicherheit bleibt hier oft komplett auf der Strecke. Daten werden ausgedruckt und sind von jedem einsehbar. Hinzu kommt, dass Fehleingaben nicht ausgeschlossen werden können und Nachrichten möglicherweise beim falschen Faxgerät ankommen. Verschlüsselung? Fehlanzeige! Ein weiterer Unsicherheitsfaktor: Der Faxversand wird heute häufig über den PC, also IP-basiert, abgewickelt. Viele Aspekte, die belegen, dass das Fax heute nicht mehr zeitgemäß ist und DSGVO-konform genutzt werden kann. Eine sichere Alternative ist die E-Mail.

Bereits 1843 hatte sich der schottische Erfinder Alexander Bayne mit der Übertragung von Bildern über Funk beschäftigt. 1966 wurde durch ein amerikanisches Technologie- und Dienstleistungsunternehmen der erste Fernkopierer der Industrie vorgestellt, woraufhin schließlich 1970 das Faxen in Deutschland eingeführt wurde. Lange Zeit erwies sich diese Versandmethode als äußerst praktisch, einfach und schnell. Doch im letzten Jahr, zum 50-jährigen Bestehen des Fax in Deutschland, bemängelte das Niedersächsische Oberverwaltungsgericht im Rahmen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), dass der Datenschutz beim Faxen nicht gegeben sei. Unternehmen müssen nun geeignete Maßnahmen treffen und sichere Lösungen etablieren, die einen sicheren Datentransfer ermöglichen und damit den hohen Anforderungen der DSGVO gerecht werden.

Was bleibt? – die „gute, alte E-Mail“

In den meisten Unternehmen ist die E-Mail immer noch das gängigste Kommunikations-Tool. Der Umstieg auf einen absolut sicheren Austausch von sensibelsten Dokumenten ist somit in greifbarer Nähe und schnell realisierbar. Zwar feiert die E-Mail in diesem Jahr bereits auch ihr 50-jähriges Bestehen, lässt sich aber im Gegensatz zum Fax mit geeigneten Maßnahmen effektiv vor unbefugten Zugriffen absichern.

Mit wenigen Klicks kann eine umfassende E-Mail-Verschlüsselung eingerichtet werden. Damit sind moderne Lösungen in der Lage, automatisch die für den Empfänger geeignetste Verschlüsselungsmethode auszuwählen – sei es Domain-, OpenPGP-, S/MIME- oder TLS-Verschlüsselung. Die einzelnen Methoden gewährleisten, dass Daten auf dem gesamten Weg bis zum Empfänger verschlüsselt sind und dass auch nur der echte Empfänger die Inhalte entschlüsseln kann. Dafür benötigt dieser noch nicht einmal ein eigenes Schlüsselmaterial.

Unsere GINA-Technologie erlaubt zudem eine spontane, verschlüsselte Kommunikation mit jedermann.

Insgesamt ist die Akzeptanz der Lösungen beim Nutzer groß, da sie sich nahtlos in den E-Mail-Client integrieren lassen. Ist der Einsatz von Schlüsseln und Zertifikaten erst einmal eingerichtet, spürt der User kaum etwas von den automatisierten Prozessen.

Wie eine professionelle verschlüsselte E-Mail-Kommunikation auf Basis der GINA-Technologie einfach und schnell integriert werden kann, sehen Sie hier.